Viele kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) scheuen das Thema steuerfreie Benefits. Zu kompliziert seien die steuerlichen Vorgaben, zu aufwendig die Verwaltung, heißt es oft. Dabei zeigen Studien, dass gerade Zusatzleistungen die Motivation, Loyalität und Produktivität der Mitarbeitenden deutlich steigern können – selbst in kleineren Betrieben. Steuerfreie Benefits bieten einen finanziellen Vorteil sowohl für Unternehmen als auch für Beschäftigte, ohne dass diese zusätzlichen Kosten für Steuern oder Sozialabgaben verursachen. In dieser Übersicht räumen wir mit fünf gängigen Mythen rund um Benefits auf und erklären, wie sie im Mittelstand eingesetzt werden können.
Mythos 1: „Das lohnt sich nur für große Firmen“
Viele Unternehmer glauben, dass steuerfreie Benefits vor allem für Großkonzerne mit Hunderten oder Tausenden Mitarbeitenden interessant seien. Doch dem ist nicht so. Steuerfreie Arbeitgeberzuschüsse sind eine attraktive Alternative zu klassischen Gehaltserhöhungen, da sie frei von Lohnsteuer und Sozialabgaben sind. „Gerade kleine und mittelständische Unternehmen profitieren von geringeren Nebenkosten und einer unkomplizierten Umsetzung“, erklärt Simon Thiel, Geschäftsführer und Co-Gründer der Benefits-Plattform Probonio.
Konkret bedeutet das: Ein Arbeitgeber kann Mitarbeitenden beispielsweise einen monatlichen Zuschuss zu Fitnessangeboten, Tankkarten oder Einkaufsgutscheinen gewähren, ohne dass die Kosten für Steuern und Sozialabgaben aufgeschlagen werden. Gerade in Zeiten, in denen Fachkräfte rar sind, können solche Benefits einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil bieten – ohne das Budget unnötig zu belasten.
Mythos 2: „Sachbezüge gelten nur für Tankgutscheine“
Ein weiterer weit verbreiteter Irrtum betrifft Sachbezüge. Die bekannteste Variante ist der 50-Euro-Sachbezug, der monatlich steuerfrei gewährt werden kann. Viele Unternehmen denken dabei sofort an Tankkarten, doch die Möglichkeiten sind deutlich breiter: Supermärkte, Drogerien oder Online-Shops können ebenso berücksichtigt werden. Auch Zuschüsse für Fitnessstudio-Mitgliedschaften oder digitale Einkaufskarten fallen unter diese Freigrenze.
Wichtig ist, dass der Wert von 50 Euro pro Monat nicht überschritten wird. Zusätzlich erlaubt der Gesetzgeber kleinere steuerfreie Geschenke zu besonderen Anlässen wie Geburtstagen oder Dienstjubiläen. Hier liegt die Freigrenze bei 60 Euro – ein einfacher Weg, Mitarbeitende wertzuschätzen und gleichzeitig steuerliche Vorteile zu nutzen.
Mythos 3: „Benefits führen zu mehr Bürokratie“
Ein häufiges Argument gegen Benefits ist der vermeintliche Mehraufwand bei Verwaltung und Abrechnung. Doch moderne digitale Tools machen diesen Schritt sehr einfach. Plattformen wie Probonio bündeln sämtliche Leistungen an einem Ort: Arbeitgeber können zentral Gutscheine von über 100 Partnern auswählen und die Budgets für Mitarbeitende individuell verwalten.
Die Mitarbeitenden selbst können über eine App entscheiden, welche Leistungen sie nutzen möchten – der Verwaltungsaufwand für die Personalabteilung reduziert sich damit erheblich. Durch diesen Selbstbedienungs-Ansatz wird die Benefit-Verwaltung quasi zum Selbstläufer, ohne dass das Unternehmen zusätzlichen Aufwand hat.
Mythos 4: „Alles ist automatisch steuerfrei“
Nicht jede Form von Zuschuss ist automatisch steuerfrei. Damit Benefits tatsächlich steuerfrei bleiben, müssen bestimmte Regeln eingehalten werden. So dürfen Gutscheine nicht einfach in Gehalt umgewandelt werden und müssen zusätzlich zum vereinbarten Lohn gewährt werden. Werden diese Vorgaben nicht eingehalten, zählt die Leistung als reguläres Einkommen und ist entsprechend zu versteuern.
Unternehmen können sich auf Plattformen wie probonio.de informieren, welche Leistungen unter die Steuerfreiheit fallen und wie diese korrekt umgesetzt werden. Eine klare Regelung stellt sicher, dass sowohl Arbeitgeber als auch Mitarbeitende die steuerlichen Vorteile nutzen können, ohne in Konflikt mit dem Finanzamt zu geraten.
Mythos 5: „Mitarbeitende nutzen das eh nicht“
Ein weiterer häufiger Irrtum: Viele Arbeitgeber glauben, dass ihre Mitarbeitenden Zusatzleistungen kaum nutzen würden. Digitale Benefit-Plattformen widerlegen diese Annahme: „Bei uns werden die digitalen Benefit-Lösungen im Durchschnitt von über 90 Prozent der Mitarbeitenden genutzt“, berichtet Simon Thiel.
Besonders gefragt sind klassische Gutscheine, Zuschüsse für Fitnessstudios sowie Leistungen im Bereich Mobilität oder Kinderbetreuung. Wer digitale Tools einsetzt, kann die Nutzung genau nachvollziehen und so sein Angebot gezielt an die Bedürfnisse der Mitarbeitenden anpassen. Damit werden Benefits nicht nur zur Motivation, sondern auch zu einem strategischen Instrument für die Personalbindung.
