Die Digitalisierung ist schon weit vorangeschritten. Die Buchung von Reisen oder auch die Bankgeschäfte erfolgen längst online, doch gerade im HR Bereich sieht es häufig ganz anders aus. Viele Arbeitsprozesse werden weiterhin manuell und mit viel Mühe ausgeführt, was zu enormen Zeitproblemen führen kann. Die Digitalisierung bringt zahlreiche Herausforderung mit sich, doch sie birgt auch viele Chancen für unsere Gesellschaft.


Die Vorteile der Digitalisierung in der HR-Branche

Die Digitalisierung in der HR-Branche bringt zahlreiche neue Möglichkeiten der Organisation mit, dies wirkt sich positiv auf Unternehmen und ihre Mitarbeiter aus. Automatisierte Prozesse führen zu Zeitersparnis, einer höheren Effizienz und vor allem auch zu einer geringeren Fehlerquote. Wichtige Aufgaben wie die Lohnbuchhaltung, die Anlegung und Pflege von Personalakten oder auch die Organisation von Bewerbungsprozessen nehmen sehr viel Zeit in Anspruch.

Solche einfachen Aufgaben können auch von einer entsprechenden Software übernommen werden. Insbesondere der Umstieg von der “analogen Aktenverwaltung” auf die digitale Personalakte ist lohnend. Es wird nicht nur Zeit gespart, sondern auch Platz und Papier.Die digitale Personalakte von Haufe lässt sich einfacher anlegen, schneller finden und auch besser verwalten.

Darüber hinaus ist die Digitalisierung Voraussetzung für einen zeitgemäßen Internetauftritt. In Zeiten der Social Media ist vor allem die Außendarstellung entscheidend, um als ein attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen zu werden. Die neue Generation ist digital-affin, durch die höhere Reichweite von Online-Bewerbungsformularen können offene Stellen deutlich schneller besetzt werden.

Vorteile der Digitalisierung für das Unternehmen

Aus den oben genannten Punkten lassen sich wesentliche Vorteile für Unternehmen und Management ableiten. Aufgrund der Entbindung von administrativen Aufgaben durch automatisierte Prozesse bleibt mehr Zeit für wichtigere Dinge: die Kommunikation mit Mitarbeitern oder Kandidaten und die Personalentwicklung. Die gewonnene Zeit kann für die Stärkung der inneren Zusammenarbeit genutzt werden und es lassen sich bessere Möglichkeiten finden, um Mitarbeiter weiterzubilden.

Die Digitalisierung vereinfacht auf diese Weise die Wahrnehmung des Arbeitnehmers als Menschen. Das Unternehmen kann so besser auf Mitarbeiter eingehen und die Work-life-Balance entscheidend verbessern. Zufriedene Mitarbeiter sind produktiver, legen eine höhere Motivation an den Tag und bleiben den Unternehmen länger erhalten.

Herausforderungen der Digitalisierung

Selbstverständlich bring die fortschreitende Digitalisierung auch zu bewältigende Schwierigkeiten mit sich. Anfangs ist die Anschaffung der betreffenden HR-Software eine kostspielige Angelegenheit, die sich häufig erst auf längere Sicht lohnt. Darüber hinaus sind nicht alle Tools hilfreich oder lösungsorientiert. Einige Softwares verändern zwar die Prozesse, doch sie vereinfachen nicht den Alltag.

Ein weiteres und entscheidendes Stichwort ist der Datenschutz im Hinblick auf die DGSVO. Bei den Umgang mit persönlichen Daten sind ein entsprechendes Bewusstsein und eine gewisse Sensibilität essentiell. Des Weiteren muss das Personal geschult werden für die richtige und effiziente Anwendung der Software. Eine HR-Software kann nicht besser sein als ihre Nutzer.

Die Digitalisierung und COVID-19

Das Corona Virus hat unseren Alltag dramatisch verändert, doch es war auch ein entscheidender Katalysator für die Digitalisierung in den letzten Jahren. Der Lockdown hat nicht nur zu Kontaktbeschränkungen geführt, sondern auch zum Service-Ausfall zahlreicher Kommunen. Schulen und Universitäten waren geschlossen, es fanden weder Unterrichtsstunden noch Vorlesungen statt. Aus diesem Grund hat uns die Pandemie vom Ausnahmezustand in eine neue Normalität hineingeführt.

In vielen Bereichen wurde das Budget für die Digitalisierung deutlich erhöht. Vorlesungen werden online durchgeführt, Videokonferenzen stehen an der Tagesordnung und interne Arbeitsabläufe werden optimiert. Das Homeoffice hat sich vielerorts etabliert, so dass später die Telearbeit zum Alltag werden wird.

Die Digitalisierung wird das Personalwesen und auch den zukünftigen Arbeitsalltag entscheidend verändern. Zeitaufwändige Arbeiten wie die Anlegung von Personalakten oder auch die Buchführung können voll automatisiert mithilfe einer HR-Software erfolgen.

Personalakten werden digital angelegt und das Recruiting neuer Arbeitskräfte lässt sich deutlich effizienter gestalten. Vor allem die Pandemie hat zahlreiche Anreize für eine Veränderung des Arbeitsalltags gesetzt und die Digitalisierung zusätzlich beschleunigt.

Bestimmte Prozesse laufen effizienter ab, kosten weniger Zeit und auf lange Sicht kann Geld gespart werden. Die neu gewonnene Zeit lässt sich auf diese Weise wertschöpfend nutzen: zwischenmenschliche Gespräche, die Entwicklung von Mitarbeitern oder auch die Lösung dringender Probleme. So kann die Digitalisierung zu einer erhöhten Zufriedenheit aller im Unternehmen steigern und die Arbeitsatmosphäre verbessern.