Bereits im Mai 2019 hat der Europäische Gerichtshof entschlossen, dass Unternehmen in Zukunft verpflichtet sind, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Im September 2022 hat nun auch das Bundesarbeitsgericht in Deutschland nachgezogen. Firmen, die diese Vorgabe bisher noch nicht umgesetzt haben, sind ab sofort verpflichtet, ein geeignetes Zeiterfassungssystem einzurichten.
Viele Menschen befürchten, dass jetzt das Ende der Vertrauensarbeitszeit gekommen ist und sie in Zukunft stärker eingeschränkt werden. Dabei hat die Zeiterfassung auch viele Vorteile.
Dieser Artikel klärt, was ein geeignetes Zeiterfassungssystem können muss und weshalb sowohl das Unternehmen als auch Mitarbeiter davon profitieren.
Gesetzliche Vorgaben: Das sagt das Bundesarbeitsgericht über die Zeiterfassung
In einem Urteil vom 13.09.2022 hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) beschlossen, dass die Zeiterfassung aller Mitarbeiter zu den Grundpflichten des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) gehört:
- Der Arbeitgeber ist nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann. Das betrifft alle Betriebe und jeden der Angestellten, auch remote.
Damit wird ein seit 2019 bestehendes Gesetz des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) nun auch in der deutschen Rechtsprechung niedergeschrieben. Dort gibt es ergänzende Angaben zu der Zeiterfassungspflicht.
Ab wann ist die Zeiterfassung Pflicht?
Vorerst besagt das Urteil, dass die Zeiterfassung ab sofort umgesetzt werden muss. Die Behörden beachten aber, dass die Umsetzung eines Zeiterfassungssystems nicht von heute auf morgen möglich ist und beginnen nicht sofort mit Strafen und Klagen.
Da das Urteil erst im September dieses Jahres getroffen wurde, muss man noch auf detailliertere Angaben und klare Regelungen warten. Bis zu drei Monate darf es dauern, bis eine Urteilsentscheidung wie diese begründet und zu einer klaren Richtlinie umgearbeitet wird.
- Unternehmen, die auf Nummer Sicher gehen möchten, können jetzt bereits damit anfangen, nach einem geeigneten System für die Zeiterfassung zu suchen und dieses am Arbeitsplatz zu etablieren.
Welches System sollte man für die Zeiterfassung nutzen?
Arbeitgeber können selbst entscheiden, welches System sie für die Zeiterfassung nutzen. Pflicht ist nur, dass es zu den folgenden Vorgaben passt.
Die Zeiterfassungsmethode muss diese Eigenschaften haben:
- objektiv: Das System muss nachweislich die tatsächlich erbrachten Arbeitszeitstunden erfassen und darf nicht nur Daten aus den Schichtplänen aufnehmen.
- verlässlich: Die ununterbrochene und manipulationssichere Erfassung und Archivierung der geleisteten Arbeitszeiten müssen gewährleistet sein.
- zugänglich: Arbeitnehmer und Arbeitgeber sowie Behörden und Betriebsräte müssen bei Bedarf auf die Daten Zugriff haben, damit jede Partei Verstöße melden kann.
Diese Vorgaben treffen auf viele mögliche Systeme für die Zeiterfassung zu. In den letzten Jahren haben sich viele geeignete digitale Lösungen entwickelt, mit denen die Arbeitszeiterfassung leicht gemacht wird.
- Digitale Zeiterfassungssysteme garantieren eine automatisierte Erfassung und Archivierung aller Arbeitszeiten, ob remote oder im Büro. Zusätzlich nutzen sie moderne Werkzeuge wie Algorithmen und künstliche Intelligenz, um Prozesse auszuwerten und zu optimieren.
Gründe für die Zeiterfassungspflicht
Sowohl durch den EuGH als auch das BAG wurde der Beschluss für eine Zeiterfassungspflicht im Rahmen eines Gerichtsverfahrens entschlossen:
- EuGH-Urteil: Hier hat die spanische Gewerkschaft CCOO gegen eine Tochtergesellschaft der Deutschen Bank geklagt. Die CCOO wollte ein System für die Arbeitszeiterfassung einrichten. Um dies vor Gericht zu erreichen, haben sie die Grundrechte der EU-Charta herangezogen. Dort argumentierten sie mit der Arbeitszeitrichtlinie und, dass die Einhaltung dieser nur nachgewiesen werden kann, wenn Arbeitgeber auch verpflichtet sind, die Arbeitszeiten festzuhalten.
- BAG-Urteil: Ähnlich sah es bei dem Verfahren in Deutschland aus. Hier klagte ein Betriebsrat gegen eine Pflegeeinrichtung, weil diese sich weigern wollte, ein System für die Arbeitszeiterfassung umzusetzen. Auch hier konnte der Betriebsrat erfolgreich darlegen, dass ein effektiver Schutz der Arbeitnehmer und eine korrekte Vergütung der Überstunden nur mit einem festen System für die Arbeitszeiterfassung möglich ist.
In beiden Fällen haben die Gerichte aus den gleichen Gründen für die Erfassungspflicht der Arbeitszeiten gestimmt:
- Die Einführung einer allgemeinen Pflicht für die Arbeitszeiterfassung dient vor allem dem Schutz der Arbeitnehmer. Diese können sich so gegen die europaweit verbreitete Ausbeutung von Arbeitskräften wehren. Mit der Dokumentierung der Arbeitszeiten haben sie einen Nachweis, wenn der Arbeitgeber gegen das Arbeitszeitgesetz verstößt oder Überstunden nicht korrekt ausgeglichen werden.
Vorteile der Zeiterfassung für Arbeitgeber & Arbeitnehmer
Der gesteigerte Schutz von Arbeitnehmern ist nur einer von vielen Vorteilen, den Unternehmen und ihre Mitarbeiter aus der Pflicht für die Zeiterfassung ziehen können:
- Schutz vor Missbrauch
Sowohl die Angestellten als auch die Arbeitnehmer können sich durch die manipulationssicheren und objektiven Daten vor illegalen Aktivitäten der anderen Partei schützen.
Mitarbeiter erhalten Daten, um sich gegen Ausbeutung und die falsche Abrechnung von Überstunden zu wehren. Arbeitgeber können die erfassten Arbeitszeiten nutzen, um sich vor Arbeitszeitbetrug durch die Arbeitnehmer zu schützen.
Durch die gesteigerte Transparenz können sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber von mehr Fairness, einem höheren Vertrauen und einem angenehmeren Arbeitsklima profitieren.
- Rechtssicherheit
Durch das Einführen eines Zeiterfassungssystems halten sich Arbeitgeber an die neuen gesetzlichen Vorgaben, auch wenn der genaue Zeitplan der Umsetzung noch nicht festgelegt ist.
Ein gutes System für die Zeiterfassung erleichtert es zudem rechtssichere Nachweise an Behörden weiterzuleiten, da die Daten zu geeigneten Dokumenten zusammengestellt werden können.
- Erleichterte Lohn- & Gehaltsabrechnung
Da das System die tatsächlich geleisteten Arbeitszeiten festhält – und damit auch Faktoren wie ungeplante Vertretungen einbezieht –, können die Daten genutzt werden, um korrekte Lohnabrechnungen zu erhalten.
Mit geeigneter Software können die Prozesse der Zeiterfassung und Lohnabrechnung sogar miteinander verknüpft und automatisiert werden.
- Hilfestellung für den Aufbau von Strukturen und effektiver Zeitplanung
Insbesondere durch moderne Arbeitsmodelle wie Remote Work und Homeoffice kämpfen viele Mitarbeiter mit dem Wegfall von Strukturen aus ihrem Büroalltag. Die Zeiterfassung hilft ihnen dabei, besser analysieren zu können, wie viel Zeit welche Aufgabe benötigt.
Zudem erhalten sie so einen Rahmen für ihren Arbeitsalltag, um die Arbeit effektiv zu beginnen und gezielt zu beenden – das steigert die Work-Life-Balance.
- Optimierte Prozesse
Die Daten, die durch die Zeiterfassung gesammelt werden, können ausgewertet werden. So finden das Unternehmen Stellen, an denen noch Optimierungspotential liegt.
So kann erkannt werden, ob die Anzahl an Arbeitskräften zu dem akuten Arbeitsaufwand passt. Unnötige Ausgaben oder eine Überbelastung der Angestellten können verhindert werden. Das erreicht das Unternehmen, indem es die Arbeitszeiten und Anzahl der Mitarbeiter an den jeweiligen Arbeitsaufwand in gewissen Phasen anpasst.
Wenn man ein digitales System für die Zeiterfassung nutzt, kann man ebenfalls von dessen Algorithmen und Analysewerkzeugen profitieren. Es kann etwa Schichtpläne entwerfen, die die bereits geleistete Arbeitszeit eines Angestellten beachten. Durch die optimierte Verteilung können ungeplante Überstunden verhindert werden. Auch menschliche Rechenfehler werden so eliminiert.
Nicht zuletzt bietet die Möglichkeit, Abläufe zu automatisieren, mehr Zeit für die Angestellten, die bisher für diese Arbeitsschritte verantwortlich waren. Sie können sich stattdessen auf die Kernaufgaben des Unternehmens konzentrieren.
So trägt die Zeiterfassung auch zu der Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit bei.
Nachteile der Zeiterfassungspflicht
Viele Arbeitgeber und Arbeitnehmer wehren sich gegen die Arbeitszeiterfassung. Einige fürchten, dass deshalb Vertrauen verloren geht und durch Kontrolle ersetzt wird. Diese Personen sollten sich eher auf die positive Seite dieser Änderungen konzentrieren:
- Durch das Festhalten der Arbeitszeiten wird verhindert, dass Arbeitskräfte unbezahlte Überstunden leisten müssen und zu kurze Pausen einlegen. Der Zwang, dauerhaft erreichbar zu sein und jederzeit einspringen zu müssen, wird abgeschafft. So können Misstrauen und Auseinandersetzungen verhindert werden.
Mitunter können auch Sorgen über die Qualität des Datenschutzes entstehen. Diese können jedoch durch ein geeignetes System für die Zeiterfassung gelöst werden. Digitale Zeiterfassungssysteme stellen sicher, dass nur Personen mit Zugriffsrechten auf die jeweils für sie relevanten Daten zugreifen können.
Insgesamt werden mögliche Nachteile durch die Vorteile ausgeglichen.
Quelle: Trustfactory
Fazit: Die Zeiterfassungspflicht ist da & bringt viele Vorteile
Die Zeiterfassungspflicht ist drei Jahre nach dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs nun auch in das deutsche Gesetz integriert worden. Die detaillierte Ausfertigung der Vorgaben lässt noch auf sich warten. Grundsätzlich gilt aber: Ab sofort werden alle Unternehmen die Arbeitszeit jeglicher Angestellter mit einem geeigneten System für die Zeiterfassung festhalten müssen.
Grund für die Entscheidung ist der gesteigerte Arbeitnehmerschutz, der so erreicht wird. Die erfassten Daten verhindern Ausbeutung und nicht vergütete Überstunden. Auch das Unternehmen kann davon profitieren. Das Zeiterfassungssystem verhindert den Arbeitszeitbetrug und kann Auswertungen der erfassten Daten durchführen, um Prozesse zu optimieren.