Über die letzten wenigen Jahre ist die technische Umstellung von ISDN auf VoIP erfolgt. Die neue, digitale Zukunft bietet Firmen diverse Möglichkeiten in der Kommunikation mit Kunden und Business-Partnern. Oft wird jedoch versucht, bei bewährten Geräten wie der alten, physischen Telefonanlage zu bleiben. Dabei ist die Umstellung auf VoIP mit attraktiven Vorteilen verbunden, um sich von der direkten Konkurrenz anzugrenzen.
Mit moderner Telekommunikation zum Erfolg
Die Wirtschaft in Rheinland-Pfalz und ganz Deutschland hat in den letzten Jahren einige Herausforderungen zu meistern. Viele Firmen haben in den letzten beiden Jahren das Potenzial von Home-Office und einem Fortschreiten der Digitalisierung erfahren. Neben einem leistungsfähigen Internet rückt die betriebliche Telefonanlage stärker in den Vordergrund, um sicher und in hoher Qualität miteinander sprechen zu können.
Die Gewohnheiten beim Telefonieren ändern sich, genauso wie die Erwartungshaltung der Kunden für einen starken Service. Die Einrichtung einer Hotline ist der erste Schritt, um echte Nähe zu zeigen und für Kunden und Partner erreichbar zu bleiben. Eine Hotline alleine wird jedoch kaum ausreichen, um alle Kundenbedürfnisse zu befriedigen.
Von einer stetigen Erreichbarkeit über technische Ergänzungen wie ein Live-Chat bis zur schnellen Übermittlung relevanter Daten und Dokumente reichen die Wünsche und Bedürfnisse vieler Firmen. Dies zusammen mit der Telefonie über das Internet abzuwickeln, verbessert Service und Erreichbarkeit erheblich. Dies kann den entscheidenden Wettbewerbsvorteil gegenüber Konkurrenten der Region darstellen.
Die Folgen der Umstellung auf VoIP verstehen
Über eine neue, technische Ausstattung nachzudenken, ist auch aus technischen Gründen sinnvoll. Vor gut 20 Jahren war der technische Standard ISDN der Schlüssel, um Internet und Telefonie über einen einzigen Anschluss abzuwickeln. Der Standard kam schon bald in die Jahre, höhere Bandbreiten und neue technische Möglichkeiten sorgten hierfür. Mit der Zwangsumstellung von ISDN auf VoIP tun sich noch heute viele Firmen aus Rheinland-Pfalz schwer.
Um VoIP richtig zu verstehen, sollte nicht nur an die Telekommunikation selbst gedacht werden. Die hauseigene Telefonanlage muss vielmehr auf den neuen, digitalen Anschluss abgestimmt sein, um weiterhin genutzt werden zu können. Die digitale Datenübertragung bietet außerdem das Potenzial, neben der Stimme Dokumente und Daten aller Art zu übermitteln. Hierfür muss die digitale Telefonanlage jedoch diese Funktionen unterstützen, genauso wie das hauseigene Personal die Funktionen beherrschen muss.
Anstatt zwanghaft durch Adapter und technische Tricks eine alte, physische Telefonanlage am Laufen zu halten, sollte über Alternativen nachgedacht werden. Hier ist Firmen oft nicht bewusst, welche Optionen ihnen offenstehen und wie sich diese je nach Größe der Firma, Branche und persönlichen Vorlieben bezahlt machen.
1. Alternative: Kommunikation mittels SIP Trunk
Bei der Umstellung auf eine moderne Telefonanlage mit VoIP-Eignung stellt sich die Frage, ob und wie diese als physische Anlage vor Ort bedient werden soll. Ein zeitgemäßer Ansatz ist die Nutzung sogenannter SIP Trunks. Dies stellt spezielle Anschlüsse der Telefonanlage, mit denen direkt nach Anschluss über das Internet telefoniert werden kann. Die klassische TAE-Buchse hat mit einem SIP Trunk ausgedient.
Eine direkte Verbindung SIP-fähiger Geräte mit dem Trunk ist möglich. Dies gilt beispielsweise für Telefone der neuen Generation, die so direkt für eine Telefonie über das Internet nutzbar sind. Großer Vorteil für Firmen: Ein SIP Trunk ist sehr günstig, genauso wie Telekommunikationstarife für gewerbliche Kunden.
Wer sich für die Telefonie mit der Deutschen Telefon entscheidet, vertraut direkt auf den Entwickler der SIP Trunks. Das Unternehmen ist bereits vor 15 Jahren ins Thema VoIP eingestiegen und ein echter Branchenexperte. Durch das Angebot der SIP Trunks hilft die Deutsche Telefon Firmen aller Branchen weiter, die auf eine zeitgemäße Telefonanlage am Firmensitz vertrauen möchten.
Cloud-Telefonie – die Alternative ohne physische Anlage
Neben einem SIP Trunk gibt es die Möglichkeit, gänzlich auf die klassische Telefonanlage zu verzichten. Gemeint ist die Cloud-Telefonie, bei der sämtliche Einstellungen und Funktionen der Telefonanlage extern in einer Cloud gespeichert sind. Diese lässt sich über die IT-Infrastrukturen des Unternehmens ansteuern, wobei ein Dienstleister für die Erreichbarkeit der Cloud und ihre technische Konfiguration sorgt.
Funktionen der Telefonanlage in der Cloud lassen sich beispielsweise über den Browser am PC oder über das Smartphone einstellen. Im Unterschied zu einer physischen Anlage lassen sich Server- und Speicherplatz oder die Anzahl der benötigten Anschlüsse mit der Zeit flexibel anpassen. Schließlich können mit wachsendem Erfolg der Firma auch die Bedürfnisse im Bereich Kommunikation wachsen.
Um ein breites Funktionsspektrum einer Cloud-Telefonanlage nutzen zu können, ist ebenfalls ein Tarif über den richtigen Dienstleister abzuschließen. Hier bieten sich erneut Firmen wie die Deutsche Telefon an, um auch ohne physische Anlage von der modernen Telefonie zu profitieren.
Peripherie auf den kommunikativen Bedarf abstimmen
Selbst wenn die Telefonanlage VoIP-fähig ist, muss dies nicht für die einzelnen Endgeräte gelten. So wird es kaum gelingen, ein veraltetes Telefon mit klassischem Anschluss in die VoIP-Telefonanlage zu integrieren. Hierbei spielt es keine Rolle, ob die Verbindung per SIP Trunk oder zu einer Cloud-Telefonanlage erfolgen soll.
Digitale Telefone sind eine der sinnvollen Anschaffungen von Firmen, um dieses Problem zu lösen. In anderen Fällen kann gänzlich auf den klassischen Telefonhörer verzichtet werden. Kommt die Kommunikation über das Internet zustande, ist ein Head-Set bereits ausreichend. Alternativ lässt sich mit Lautsprechern und Mikrofon arbeiten, was sich für größere Büros mit mehreren Personen jedoch nicht anbietet.
Rein virtuell lassen sich diese Funktionen über ein Softphone abwickeln. Hier ist das Telefon nur noch als App oder Anwendung auf dem PC zu finden. Bedient werden kann das Softphone wie ein klassisches Telefon früherer Jahre. Um die digitalen Funktionen dieser Anwendungen zu nutzen, ist ein Head-Set in gehobenem Zustand unverzichtbar. Nur so lässt sich wirklich störungsfrei und in guter Tonqualität kommunizieren.
Mitarbeiter auf die kommunikative Zukunft vorbereiten
Selbst wenn technisch alles auf einen zeitgemäßen Stand gebracht wird, ist eine erfolgreiche Strategie im Gespräch mit Kunden und Partnern noch nicht garantiert. Die technischen Geräte oder die Funktionen einer Cloud-Telefonanlage müssen schließlich von den handelnden Personen der Firma beherrscht werden. Hier ist wichtig, Mitarbeitern die Hemmungen vor dem Einsatz der neusten Technik mit ihren vielen Funktionen zu nehmen.
Im ersten Schritt sollte grundlegend gelernt werden, richtig im Job zu telefonieren und im Ferngespräch freundlich und souverän zu wirken. Hierauf aufbauend lassen sich weitere Funktionen der modernen VoIP-Technik und digitaler Telefonanlagen einführen. Dies können Live-Chats sein, intelligente Bandansagen oder eine flexible Weiterleitung zum Apparat eines Kollegen. Trotz dieser Funktionsvielfalt dürfte binnen weniger Tagen die neue Telefonanlage zur Gewohnheit werden.