Jedes Jahr muss die Steuererklärung für das vergangene Jahr beim Finanzamt eingereicht werden. Seit der Steuererklärung für das Jahr 2019 haben sich die Abgabefristen mehrfach geändert – zum Vorteil der Steuerpflichtigen in Form einer längeren Frist. Nun nähern sich die Finanzbehörden langsam wieder den zuvor üblichen kürzeren Fristen an. Die offizielle Abgabefrist für die Steuererklärung 2023 für Personen, die sich nicht von einem Steuerberater oder Lohnsteuerhilfeverein beraten lassen, endet am 2. September 2024. Steuerpflichtige, die professionelle Hilfe in Anspruch nehmen, erhalten grundsätzlich eine Fristverlängerung von sieben Monaten. In beiden Szenarien stellt sich für Steuerpflichtige regelmäßig die Frage, wann und in welchem Umfang Kosten für Handyverträge und Smartphones abgesetzt werden können.
Mobilfunkkosten – bei beruflicher Nutzung absetzbar
Kosten für einen Handyvertrag sind steuerlich absetzbar, sofern sie beruflich verursacht sind. Die relevante Rechtsprechung in dieser Angelegenheit existiert bereits seit über 45 Jahren. So entschied der Bundesfinanzhof (BFH) am 9. November 1978, dass die anteiligen Telefonkosten steuerlich absetzbar sind, wenn das Telefon sowohl für private als auch für berufliche Gespräche verwendet wird (Az. VI R 195/77).
Bei einer beruflichen Nutzung von beispielsweise 30 Prozent, können dementsprechend auch 30 Prozent der Kosten steuerlich geltend gemacht werden, wofür jedoch Belege erforderlich sind. Dazu sollte ein Zeitraum von drei Monaten zur Kostenkalkulation betrachtet werden. Die Telefonnutzung kann anhand der Einzelverbindungsnachweise der Mobilfunkrechnung dokumentiert werden. Gleichermaßen zulässig ist eine Liste, die nähere Informationen zu beruflichen und privaten Gesprächen enthält. Neben Datum und Uhrzeit sollten Dauer des Telefonats und die beteiligten Gesprächspartner festgehalten werden.
Wird das Smartphone zu mehr als 90 Prozent beruflich genutzt, sind die gesamten Mobilfunkkosten als Werbungskosten absetzbar. Dabei ist es unerheblich, ob ein Handyvertrag mit einem hohen Datenvolumen oder ein Basistarif mit dem Schwerpunkt Telefonie gewählt wurde.
Pauschalen vereinfachen die Steuererklärung
In der Regel können ohne detaillierten Nutzungsnachweis pauschal 20 Prozent der Handykosten, maximal 20 Euro pro Monat, als Werbungskosten in der Steuererklärung angegeben werden. Wer häufig mobil arbeitet oder bestimmten Berufsgruppen angehört, kann unter Umständen bis zu 50 Prozent der Handykosten absetzen. Immobilienmakler, Versicherungsmakler, Sozialarbeiter, Außendienstmitarbeiter und Journalisten kommen häufig in den Genuss eines höheren Pauschbetrags.
Allerdings kommt es auf den Einzelfall an und nicht jedes Finanzamt geht bei der Beurteilung gleich vor. Manchmal wird eine Bescheinigung des Arbeitgebers verlangt.
Werbungskostenpauschale – wann sich eine Angabe lohnt
Generell fallen Telefonkosten steuerlich nur ins Gewicht, wenn die gesamten Werbungskosten die Werbungskostenpauschale von 1.230 Euro (2023) übersteigen. Es ist daher ratsam, zusätzlich mindestens 1.000 Euro an anderen Werbungskosten geltend zu machen, beispielsweise durch Kosten für ein Arbeitszimmer, die Homeoffice-Pauschale, die Entfernungspauschale oder Arbeitsmittel.
Wenn Arbeitnehmer in ihrer Einkommensteuererklärung auf der Anlage N keine Werbungskosten eintragen, wird vom Finanzamt automatisch die Werbungskostenpauschale, auch bekannt als Arbeitnehmerpauschbetrag, abgezogen. Diese Pauschale gilt für das gesamte Jahr. Auch wer nur einen Monat lang einer nichtselbständigen Tätigkeit nachgeht, erhält den vollen Pauschalabzug.
Die Pauschale wird jedem Arbeitnehmer jährlich nur einmal gewährt, unabhängig davon, ob er bei mehreren Arbeitgebern tätig ist. Jedoch wird die volle Höhe der Pauschale nur dann abgezogen, wenn der gesamte Bruttoarbeitslohn die Pauschale nicht unterschreitet. Ein Verlust durch den Abzug der Pauschale ist somit ausgeschlossen. Wäre dies anders geregelt, würde es zu einer Steuerrückerstattung kommen, obwohl weniger Steuern gezahlt wurden.
Selbständige – hier handelt es sich um Betriebsausgaben
Während Arbeitnehmer die Kosten für den Handyvertrag als Werbungskosten absetzen können, handelt es sich bei Selbständigen um Betriebsausgaben. Telefonkosten sind als Betriebsausgaben absetzbar, sofern sie mindestens zu 10 Prozent aus beruflichen Gründen entstehen. Dabei ist es erforderlich, private von beruflichen Gesprächen zu trennen. Die einfachste Methode hierfür ist die Nutzung separater Verbindungen und Abrechnungen. Ansonsten basiert die Absetzbarkeit, ähnlich wie bei Arbeitnehmern, auf einer Einschätzung der Nutzung. Selbständige können ebenfalls Internetkosten von der Steuer absetzen.
Werden die Geräte über 90 Prozent der Arbeitszeit beruflich genutzt, sind die Betriebskosten vollständig abzugsfähig. Bei Nutzung eines Anschlusses mit zwei Rufnummern ist der Nachweis der beruflichen Nutzung notwendig, da das Finanzamt sonst von einer hälftigen Aufteilung der Nutzungskosten ausgeht.
Anschaffungskosten – auch das Smartphone selbst ist absetzbar
Steuerlich absetzbar sind nicht nur die laufenden Kosten für den Handyvertrag. Grundsätzlich können auch die Anschaffungskosten von Arbeitsmitteln geltend gemacht werden. Wer ein Smartphone kauft, es beruflich nutzt und in der Steuererklärung angeben möchte, muss allerdings einige Grundregeln beachten.
Wenn ein Arbeitsmittel wie beispielsweise ein Schreibtisch nicht mehr als 952 Euro brutto (800 Euro netto plus 19 Prozent Mehrwertsteuer) kostet, kann der gesamte Anschaffungspreis sofort und in voller Höhe steuerlich geltend gemacht werden. Eine Abschreibung über mehrere Jahre ist in diesem Fall nicht erforderlich. Diese Arbeitsmittel zählen als geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) und dürfen komplett im Jahr der Anschaffung abgeschrieben werden.
Liegt der Preis eines Arbeitsmittels darüber, müssen die Kosten über die gewöhnliche Nutzungsdauer verteilt werden. Beispielsweise beträgt die Nutzungsdauer eines Smartphones in der Regel fünf Jahre, bei Möbeln sogar dreizehn Jahre. Die Abschreibung, im Fachjargon des Finanzamts auch „Absetzung für Abnutzung“ (AfA) genannt, richtet sich nach den vom Bundesfinanzministerium festgelegten AfA-Tabellen, die für unterschiedlichste Produkte die üblichen Nutzungsdauern bestimmen.
Der Anschaffungspreis spielt fast keine Rolle: Selbst wenn ungewöhnlich viel für ein Arbeitsmittel ausgegeben wurde, können die Kosten steuerlich abgesetzt werden, sofern sie im Verhältnis zur beruflichen Position und zum Einkommen angemessen sind. Dies wurde höchstrichterlich bestätigt, beispielsweise im Fall eines Flügels für eine Musikpädagogin und Lehrerin, die Musik am Gymnasium unterrichtet.
Arbeitsmittel ist nicht gleich und es gibt noch weitere Besonderheiten. Seit dem 1. Januar 2021 ist es möglich, Computer, Software und entsprechendes Zubehör innerhalb eines Jahres vollständig abzuschreiben.