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Das kürzlich eingeführte Hinweisgeberschutzgesetz ist ein wichtiger Schritt, um Personen zu schützen, die in Unternehmen oder öffentlichen Einrichtungen auf Missstände hinweisen und damit ihre eigene Sicherheit riskieren. Dieses Gesetz bringt mehr Sicherheit und Klarheit für diejenigen, die Probleme aufdecken und hilft, faire und transparente Arbeitsbedingungen zu fördern.

Dieser Artikel beleuchtet die Schlüsselelemente des Gesetzes, dessen Auswirkungen auf Organisationen und die verpflichtende Implementierung effektiver Hinweisgebersysteme, die den neuen rechtlichen Anforderungen entsprechen.

Hintergrund des Hinweisgeberschutzgesetzes

Bereits 2019 hat der EU-Gerichtshof eine Richtlinie veröffentlicht, die Whistleblower schützen soll, wenn diese Betrug oder andere kriminelle Aktivitäten in Unternehmen und Organisationen aufdecken möchten. Am 02. Juli 2023 wurde diese Richtlinie in Form des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) jetzt auch im deutschen Recht umgesetzt.

  • Es schützt Whistleblower und legt einheitliche Standards für die Meldung von Missständen und den Schutz der Meldenden fest. Ein wichtiger Bestandteil des Gesetzes sind verpflichtende Hinweisgebersysteme, über die anonym Betrug gemeldet werden kann.

Das Gesetz sieht sowohl interne als auch externe Meldestellen vor, wobei interne Meldestellen in Unternehmen vorhanden sein müssen und externe von der öffentlichen Hand eingerichtet werden. Diese Regelung trägt dazu bei, dass Rechtsverstöße effektiver aufgedeckt, untersucht und verfolgt werden können​​.

Kernpunkte des neuen Hinweisgeberschutzgesetzes

Das Hinweisgeberschutzgesetz ist ein bedeutender Schritt zum Schutz von Personen, die Missstände melden, und enthält alle wichtigen Elemente, die die EU-Richtlinie 2019/1937 vorgegeben hat. Hier sind die Kernpunkte:

  1. Meldestellen: Unternehmen und öffentliche Einrichtungen mit mindestens 50 Beschäftigten müssen interne Meldestellen einrichten und dieses Hinweisgebersystem rechtssicher gestalten. Für bestimmte Unternehmen, wie Kreditinstitute oder Versicherungsgesellschaften, gilt diese Verpflichtung unabhängig von der Beschäftigtenzahl.
  2. Externe Meldestellen und Offenlegung: Neben internen Meldestellen sieht das Gesetz externe Meldestellen vor, die vom Bundesamt für Justiz und anderen Behörden eingerichtet werden. Whistleblower können zwischen interner und externer Meldestelle wählen. Unter bestimmten Umständen ist auch die Offenlegung von Hinweisen, z. B. gegenüber der Presse, vom Schutz des Gesetzes betroffen.
  3. Pflicht der hinweisgebenden Person: Die meldende Person muss zum Zeitpunkt der Meldung hinreichend Grund zu der Annahme haben, dass ihre Informationen der Wahrheit entsprechen und die gemeldeten Verstöße in den Anwendungsbereich des HinSchG fallen.
  4. Sanktionierung: Das Gesetz sieht Bußgelder für verschiedene Verstöße vor, wie z. B. die Behinderung einer Meldung, die Nichtwahrung der Vertraulichkeit oder das Ergreifen einer Repressalie.
  5. Anwendungsbereich: Das Gesetz erfasst Hinweise auf Verstöße sowohl gegen europäisches als auch nationales Recht und bleibt auf den beruflichen Kontext beschränkt.
  6. Anonyme Hinweise: Das Gesetz empfiehlt die Bearbeitung anonymer Hinweise, obwohl es keine explizite Verpflichtung dazu gibt.

Das Hinweisgeberschutzgesetz ist eine wichtige rechtliche Entwicklung, die darauf abzielt, Whistleblower zu schützen und gleichzeitig Organisationen dazu anhält, effektive und vertrauliche Meldekanäle einzurichten​.

Auswirkungen auf Unternehmen und Organisationen

Das Hinweisgeberschutzgesetz bringt für Unternehmen und Organisationen in Deutschland bedeutende Änderungen und Herausforderungen mit sich. Die wichtigsten Auswirkungen und Maßnahmen, die Unternehmen ergreifen müssen, sind wie folgt:

  1. Betroffene Unternehmen: Das HinSchG betrifft alle Unternehmen ab 50 Mitarbeitern, einschließlich kleinerer mittelständischer Betriebe. Für Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten gilt eine Übergangsfrist bis zum 17. Dezember 2023, während Unternehmen mit mindestens 250 Beschäftigten die Anforderungen sofort umsetzen müssen.
  2. Einrichtung interner Meldestellen: Alle Unternehmen ab 50 Mitarbeitern sind verpflichtet, eine interne Meldestelle einzurichten. Kleinere Unternehmen können sich für die Einrichtung zusammenschließen oder externe Dienstleister beauftragen. Großunternehmen können eine zentrale Meldestelle für den gesamten Konzern einrichten. Die Meldestellen müssen so gestaltet sein, dass die Anonymität des Hinweisgebers und die Vertraulichkeit der Informationen gewahrt bleiben.
  3. Umgang mit internen Meldungen: Unternehmen müssen eingehende Meldungen ordnungsgemäß bearbeiten, dokumentieren und angemessene Folgemaßnahmen treffen. Dazu gehört die Bestätigung des Eingangs einer Meldung innerhalb von sieben Tagen, die Prüfung und Bearbeitung der Meldung sowie die Rückmeldung an den Hinweisgeber innerhalb von drei Monaten.
  4. Kommunikation und Schulung: Unternehmen müssen klare Richtlinien zum Umgang mit Meldungen von Whistleblowern festlegen und diese den Mitarbeitern kommunizieren. Die Mitarbeiter müssen über die eingerichteten Verfahren informiert werden und wissen, an wen sie sich wenden können.
  5. Datenschutz und Anonymität: Die Identität des Whistleblowers und dessen Meldung dürfen nur den mit der Meldestelle betrauten Personen bekannt sein. Der Datenschutz nach DSGVO ist strikt einzuhalten.
  6. Bußgelder und Sanktionen: Verstöße gegen das HinSchG können mit Bußgeldern geahndet werden. Dies beinhaltet die Verhinderung von Meldungen, die Verletzung der Vertraulichkeit und das Nicht-Einrichten einer internen Meldestelle. Unternehmen müssen auch Schadensersatzansprüche von Whistleblowern beachten, falls ihre Identität bekannt wird und sie dadurch Benachteiligungen erfahren.

Insgesamt erfordert das Hinweisgeberschutzgesetz von Unternehmen eine sorgfältige Planung und Umsetzung, um rechtssicher zu agieren und hohe Bußgelder zu vermeiden. Die Einrichtung einer internen Meldestelle in Compliance mit dem Gesetz ist dabei eine der größten Herausforderungen, die viele Unternehmen in Deutschland noch nicht effektiv umgesetzt haben.

Was müssen rechtskonforme Hinweisgebersysteme enthalten?

Die Einrichtung rechtskonformer Hinweisgebersysteme im Rahmen des Hinweisgeberschutzgesetzes beinhaltet verschiedene spezifische Anforderungen:

  1. Technische und organisatorische Voraussetzungen: Hinweisgeber müssen die Möglichkeit haben, Meldungen schriftlich oder mündlich abzugeben. Für die Abgabe von Meldungen sollte auch ein persönliches Treffen möglich sein. Der Schutz der Identität des Hinweisgebers ist dabei zentral, und anonyme Meldungen sollten bearbeitet werden, obwohl keine explizite Pflicht besteht, anonyme interne Meldungen zu ermöglichen.
  2. Fachkunde und Unparteilichkeit: Die mit der Entgegennahme und Bearbeitung der Hinweise beauftragten Personen müssen über die notwendige Fachkunde verfügen und unparteiisch sein. Dies kann durch Schulungen oder Weiterbildungen erreicht werden, oder durch die Beauftragung von externen Dienstleistern, die als neutrale Stellen angesehen werden.
  3. Fristen und Rückmeldepflichten: Es gibt genaue Fristen für die Bearbeitung und Rückmeldung von Meldungen. Eine erste Rückmeldung muss innerhalb von sieben Tagen erfolgen, eine qualifizierte, inhaltliche Rückmeldung innerhalb von drei Monaten nach Eingang des Hinweises.
  4. Datenschutz: Ein angemessenes Datenschutzkonzept ist erforderlich, um die personenbezogenen Daten im Hinweisgebersystem zu schützen. Dies umfasst die Daten der hinweisgebenden Person, der bearbeitenden Person in der Meldestelle und der von der Meldung betroffenen Personen.
  5. Möglichkeit des Outsourcing: Unternehmen können die Funktion einer internen Meldestelle an Dritte auslagern, um den Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes gerecht zu werden. Dies kann das Vertrauen der Mitarbeiter in das System stärken, da externe Dienstleister als neutraler angesehen werden.
  6. Keine Priorisierung der internen Meldestelle: Hinweisgeber haben das Recht, zwischen der Abgabe einer Meldung an eine interne oder externe Meldestelle zu wählen. Unternehmen sollten Anreize schaffen, den internen Weg zu bevorzugen, aber das Wahlrecht des Hinweisgebers bleibt bestehen.

Die Umsetzung dieser Anforderungen ist entscheidend, um Bußgelder zu vermeiden und ein effektives System zum Schutz von Hinweisgebern zu etablieren. Für Unternehmen ist es daher wichtig, sowohl die technischen als auch die organisatorischen Aspekte sorgfältig zu berücksichtigen und gegebenenfalls externe Expertise hinzuzuziehen.

Fazit

Das Hinweisgeberschutzgesetz stellt einen entscheidenden Schritt dar, um Whistleblower vor Repressalien zu schützen. Durch verpflichtende Hinweisgebersysteme in Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen werden Personen, die Missstände aufdecken, effektiv geschützt. Das Gesetz umfasst sowohl interne als auch externe Meldestellen und fordert die Einhaltung strikter Datenschutzrichtlinien.

Für Unternehmen bedeutet dies signifikante Änderungen in der Unternehmensführung, einschließlich der Einführung spezifischer Verfahren für die Meldung und Bearbeitung von Hinweisen sowie Schulung und Information der Mitarbeiter. Externe Agenturen für Hinweisgebersysteme sind dabei eine große Hilfe.

Die korrekte Umsetzung dieser Anforderungen ist entscheidend, um rechtlichen Sanktionen vorzubeugen und ein Klima der Transparenz und Fairness am Arbeitsplatz zu fördern.