Innovative Unternehmen setzen auf moderne Arbeitskonzepte. Das Teilen von Arbeitsplätzen unter den Mitarbeitern, auch als Desk Sharing bekannt, ist ein wesentlicher Bestandteil davon. Aber wie soll das problemlos funktionieren? Das Arbeitsplatz- Buchungssystem ist die Lösung für effizientes Desk Sharing.
Dieser neue Trend in der Arbeitswelt hat sich während den Pandemiezeiten mit dem Homeoffice enorm weiterverbreitet. Digitale Raumbuchungssysteme erleichtern den Alltag für Arbeitgeber und Mitarbeiter in Unternehmen. Sie optimieren die Raumnutzung, vermeiden Doppelbuchungen, verbessern die Zusammenarbeit untereinander und vieles mehr. Erfahren Sie hier, was ein hochwertiges Arbeitsplatz-Buchungssystem alles bieten muss.
Wichtige Funktionen
Damit die Arbeitsplatzbuchung und -verwaltung so einfach und effizient wie möglich vonstattengeht, benötigt man ein hochwertiges System und eine Vielzahl von Funktionen.
Nutzerfreundliche Anwendung und Integration
Ein optimales Arbeitsplatz-Buchungssystem punktet mit Nutzerfreundlichkeit. Das sind Modelle, die als Mobile-App oder Web-App verfügbar sind und sich in verschiedene Anwendungen, z. B. E-Mail- und Kalendersysteme integrieren lassen. Es vereinfacht die Kommunikation und die Planung von Meetings. Mitarbeitende sind mit dem integrierten System stets flexibel in der Anwendung – egal wo sie sich befinden.
Klare Regeln
Gibt es an speziellen Plätzen ein Equipment, das nur einer bestimmten Abteilung vorbehalten ist, dann stehen nicht immer alle Arbeitsplätze für alle zur Verfügung. In diesem Fall helfen klare Regeln, damit der Überblick über die tatsächlich freien Plätze gewahrt bleibt. Ein gutes Arbeitsplatz-Buchungssystem hat dafür Funktionen, mit denen bestimmte Arbeitsplätze nur für spezielle Teams buchbar sind.
Kalender- und Standortübersicht
Eine der wichtigsten Funktionen von Desk Sharing ist eine übersichtliche und benutzerfreundliche Kalenderansicht. Damit lässt sich von den Mitarbeitenden die Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen und Räumlichkeiten schnell überprüfen sowie Buchungen tätigen.
Weiters verfügt ein hochwertiges Arbeitsplatz-Buchungssystem über eine Standortübersicht, damit ist für jeden ersichtlich, wer sich wo befindet. Das fördert die soziale Interaktion in Unternehmen und verbessert die Unternehmenskultur in Teams.
Verwaltung von Buchungen
Die Möglichkeit, Buchungen zu verwalten und zu stornieren, gehört ebenfalls zu einem Arbeitsplatz-Buchungssystem. Damit können die Mitarbeitenden ihre Buchungen zu jeder Zeit anpassen oder stornieren, falls sie ihre Pläne ändern. Mit dieser Funktion sind Doppelbuchungen zu vermeiden.
Benachrichtigungen & Check-in Funktion
Auch über Benachrichtigungen und Check-in Funktionen ist ein optimales Raumbuchungstool in der Lage. Damit werden Mitarbeitende an die bevorstehenden Buchungen bzw. anstehende Meetings erinnert. Auf diese Weise erhalten alle Beteiligten rechtzeitig über geplante Tätigkeiten Bescheid.
Hoher Datenschutz
Bei der Auswahl eines Arbeitsplatz-Buchungssystems ist der Datenschutz besonders wichtig. Desk-Sharing Tools zur Sitzplatzbuchung arbeiten mit personenbezogenen Daten, die vertraulich behandelt werden müssen. Es empfiehlt sich hier, eine DSVGO-konforme Software zu wählen.